Pelatihan General Staff Asih Putera

Oleh Edwin Wahyudin

Yayasan Asih Putera merupakan lembaga masyarakat yang bergerak di bidang pendidikan. Yayasan Asih Putera merupakan lembaga yang besar karena mengelola beberapa tingkatan satuan pendidikan. Satuan pendidikan yang dikelolanya mulai dari DC (Day Care)/ Taman Pengasuhan, Taman Kanak-Kanak (TK), Madrasah Ibtidaiyah (MI), Madrasah Tsanawiyah (MTs), dan Madrasah Aliyah (MA). Selain itu, Yayasan ini membentuk beberapa unit kerja yang mendukung terhadap keterlaksanaan pendidikan seperti Klinik, Katering, IT (informasi dan teknologi), Keuangan, dan Pengadaan. Karena banyaknya lembaga yang dikelola tentu saja berimbas pada banyaknya orang yang terlibat dalam menggerakkan lembaga-lembaga tersebut.

Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting dalam menggerakkan Yayasan Asih Putera. Maju-mundur, naik-turun, dipercaya atau tidaknya lembaga ini sangat bergantung pada bagaimana seluruh elemen lembaga ini mampu memberikan pelayanan yang prima terhadap pelanggannya, terutama masyarakat pengguna madrasah.

Untuk memastikan setiap elemen mampu memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan, perlu dilakukannya evaluasi secara berkala. Penilaian kinerja terhadap semua pegawai di lingkungan yayasan mutlak diperlukan, minimal satu kali dalam satu tahun.

Selain melakukan penilaian terhadap semua pegawai, untuk menyiapkan orang per orang yang siap memberikan jaminan pelayanan yang baik adalah dengan memberikan pendidikan dan pelatihan (diklat) kepada seluruh pegawai sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh tuntutan kerja mereka, mulai dari GS (General Support), Staf Administrasi, dan Guru.

Pada bulan ini, Mei 2022, melalui Manajer HRD (Human Resources Development), Yayasan menyelenggarakan diklat untuk para GS. Mengapa GS yang dipilih, materinya tentang apa, dan apa tujuan dari diklat ini?

Secara struktural, GS mungkin berada pada strata sosial terendah dalam sebuah organisasi. Namun, keberadaannya tidak bisa dipandang remeh. Mereka bisa menjadi garda terdepan dalam penampilan dan tampak wajah lembaga terhadap masyarakat.

Tingkat pelayanan dari suatu lembaga menjadi kesan pertama sebagai tolak ukur keseluruhan layanan dan manajemen yang akan berdampak kepada citra baik lembaga tersebut. Pelayanan dengan tata cara yang baik kepada karyawan internal lembaga, atasan maupun tamu eksternal akan mampu meningkatkan kinerja karyawan ataupun kesan terhadap tamu yang datang ke lembaga tersebut. Oleh karena itu, untuk mewujudkan hal tersebut di dalam lembaga dibutuhkan GS yang terampil dalam bersikap, tata krama dan keterampilan yang memadai.

GS adalah sebuah pekerjaan mulia dan termasuk salah satu bagian dari tulang punggung aktivitas kegiatan yayasan/madrasah, secara umum tugas seorang GS terbagi dalam tiga jenis pekerjaan, yakni tugas rutin, tugas berkala, dan tugas insidental dengan rincian sebagai berikut:

Pertama adalah tugas rutin yang meliputi membersihkan dan merapikan ruangan dan perlengkapan madrasah serta melayani permintaan untuk keperluan karyawan. Kedua adalah tugas rutin berkala yang meliputi membersihkan kaca ruang kerja yang dilakukan dua kali seminggu serta menyiram dan merawat tanaman yang dilakukan dua kali seminggu. Ketiga adalah tugas insidental yang meliputi penyediaan minuman/makanan, melayani keperluan tamu-tamu yayasan/madrasah dan penyediaan minuman/makanan,  melayani keperluan rapat/pertemuan/training serta melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan koordinator/ supervisor GS.

Dalam rangkaian pekerjaan GS, ada tahapan pekerjaannya. Tidak hanya soal membawa nampan, menyiapkan kopi dan teh, menyiapkan makan siang, dan sebagainya, juga memerlukan tata cara dan etikanya. Tidak sekadar menyiapkan semua peralatan tersebut, tetapi kemampuan dalam bersikap/ beretika sangat diperlukan. Senyum, salam, sapa,  sopan dan santun (5S) sangat diperlukan dalam sebuah pelayanan. Kesadaran profesi sebagai seorang pelayan pada sebuah lembaga, menjadi elemen utama pada pelatihan kali ini. SOP pelayanan sangat diperlukan dalam ranah pelayanan internal maupun eksternal yayasan.

Diklat yang diberikan kepada GS ini akan diberikan dalam tiga model: model seminar, model team building character, dan model praktis. Model seminar mengusung materi tentang etos kerja dan budaya organisasi. Sementara, model team building character lebih mengedepankan kepada pengambilan keputusan, kepekaan, dan bekerja sama. Adapun budaya organisasi terkait kepada bagaimana memberikan layanan sepenuh hati kepada para pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Pelanggan internal adalah seluruh warga madrasah, mulai dari para murid, guru, teman sejawat, dan atasan. Sementara, pelanggan eksternal adalah orang tua dan masyarakat luas, termasuk pemerintah.

Diklat GS ini dilaksanakan dalam 3 pertemuan, yaitu pada tanggal 21 Mei, 28 Mei, dan 4 Juni 2022. Pertemuan pertama lebih diarahkan kepada penyadaran dan brainstorming terkait tujuan bekerja dan tugas pokok GS atau pegawai secara umum. Pertemuan kedua lebih ditekankan kepada praktik dalam melaksanakan tugas-tugas pokok ke-GS-an dengan standar kerja yang telah ditetapkan dengan pengawasan dan evaluasi dari setiap Koordinator Sarana Prasarana Madrasah juga Yayasan. Pertemuan ketiga lebih diarahkan kepada refleksi, tindak lanjut, dan penguatan serta  pembangunan karakter dalam bekerja, baik bekerja sendiri maupun kelompok.

Dengan diklat ini, diharapkan semua pegawai, khususnya GS mampu tampil prima dalam memberikan layanan terhadap masyarakat Asih Putera, khususnya dalam memberikan tampilan muka madrasah yang bersih, rapi, nyaman, dan menyenangkan. Dengan demikian, animo masyarakat untuk  menyekolahkan anak-anaknya di madrasah Asih Putera akan lebih meningkat lagi dari tahun ke tahun.

Yayasan Asih Putera adalah lembaga Islam, tentu saja yang menjadi acuannya adalah Al Qur’an, Hadis, serta budaya selingkung yang ditetapkan sebagai jargon, motto, atau apapun yang menjadi sumber inspirasi agar Yayasan Asih Putera bisa menjadi lembaga yang besar dan bermanfaat. “Mendidik sepenuh hati” menjadi indikator bahwa bekerja itu harus disertai dengan kesungguhan dan keikhlasan. “Bring better life to the world” adalah sebuah tag line agar Yayasan Asih Putera menjadi bagian dari lembaga yang mampu ‘mengadabkan’ dunia. Semoga....

Wallahu a’lam